Kiosk chuyển đổi số tại xã Mường Xén, Nghệ An – thêm điểm chạm số phục vụ người dân

Trong tiến trình sắp xếp đơn vị hành chính, tổ chức mô hình chính quyền địa phương 2 cấp và đẩy mạnh chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan nhà nước, việc đưa công nghệ đến gần người dân đang trở thành một phần quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính. Không chỉ số hóa dữ liệu hay đưa thủ tục lên môi trường trực tuyến, bài toán thực tế còn nằm ở việc giúp người dân có thể tiếp cận và sử dụng dịch vụ số thuận tiện ngay tại cơ sở.

Tại xã Mường Xén, Nghệ An, hệ thống Kiosk chuyển đổi số được GoodM! triển khai nhằm tạo thêm một điểm hỗ trợ người dân tiếp cận các tiện ích số trong quá trình thực hiện thủ tục. Đây cũng là hướng triển khai phù hợp với mục tiêu của Chương trình chuyển đổi số quốc gia và quá trình thực hiện Đề án 06, trong đó công nghệ, dữ liệu dân cư và định danh điện tử ngày càng được ứng dụng sâu hơn vào cung cấp dịch vụ công.

Thay vì chỉ đóng vai trò như một máy lấy số tự động, Kiosk có thể được cấu hình thành điểm tương tác số với nhiều chức năng theo nhu cầu thực tế: hỗ trợ tra cứu, hướng dẫn thao tác, tiếp cận dịch vụ công, lấy số thứ tự và kết nối với các quy trình phục vụ tại đơn vị. Qua đó, Kiosk dịch vụ công, Kiosk lấy số thứ tự và các giải pháp công nghệ số hóa góp phần từng bước rút ngắn khoảng cách giữa dịch vụ công trực tuyến với trải nghiệm thực tế của người dân.

Kiosk chuyển đổi số đồng hành cùng mô hình chính quyền địa phương 2 cấp

Việc vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp đặt ra yêu cầu ngày càng cao đối với khả năng tiếp nhận, xử lý và phục vụ người dân tại cấp cơ sở. Trong bối cảnh đó, Kiosk chuyển đổi số có thể trở thành một điểm hỗ trợ trực tiếp, giúp người dân chủ động thực hiện một số thao tác trước khi làm việc với cán bộ. Khi kết hợp Kiosk dịch vụ công với quy trình tiếp nhận hồ sơ và điều phối tại đơn vị, công nghệ không đứng tách biệt mà trở thành một phần của hành trình phục vụ.

Đặc biệt ở những địa bàn có nhiều nhóm người dân với mức độ thành thạo công nghệ khác nhau, thiết bị trực quan như Kiosk chuyển đổi số có ý nghĩa thiết thực. Giao diện cảm ứng được thiết kế theo từng quy trình giúp người dùng dễ lựa chọn chức năng; đồng thời cán bộ có thể trực tiếp hướng dẫn trong những lần đầu sử dụng. So với việc chỉ bố trí máy lấy số tự động, mô hình kiosk tích hợp mở ra khả năng mở rộng nhiều tiện ích trên cùng một điểm thiết bị.

Kiosk dịch vụ công tại xã Mường Xén đưa công nghệ đến gần người dân

Một hệ thống số chỉ thực sự phát huy giá trị khi người dân có thể sử dụng thuận tiện. Đây chính là bài toán mà Kiosk chuyển đổi số hướng tới khi được bố trí tại khu vực phục vụ công dân. Thông qua Kiosk dịch vụ công, người dân có thêm một phương thức tương tác trực tiếp với các tiện ích số thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào điện thoại cá nhân hoặc phải nhờ cán bộ thực hiện từng thao tác.

Hình ảnh triển khai thực tế tại Mường Xén cho thấy cán bộ trực tiếp hướng dẫn người dân thao tác trên thiết bị. Đây là yếu tố đáng chú ý bởi chuyển đổi số không chỉ là đầu tư thiết bị mà còn cần quá trình hướng dẫn và hình thành thói quen sử dụng. Kiosk chuyển đổi số vì vậy đóng vai trò như cầu nối giữa nền tảng số với người sử dụng; trong khi các chức năng như Kiosk lấy số hành chính công có thể giúp chuẩn hóa từng bước trong quá trình tiếp nhận và phục vụ.

Kiosk lấy số thứ tự hỗ trợ tổ chức quy trình phục vụ khoa học hơn

Tại những khu vực tiếp nhận đông người, việc xác định thứ tự và điều phối lượt phục vụ là một trong những nhu cầu cơ bản. Khi được cấu hình chức năng phù hợp, Kiosk chuyển đổi số có thể đồng thời đảm nhiệm vai trò Kiosk lấy số thứ tự, giúp người dân lựa chọn nội dung cần thực hiện và nhận số chờ theo quy trình được thiết lập.

Khác với một máy lấy số tự động chỉ thực hiện chức năng phát phiếu, hệ thống kiosk có khả năng kết nối với giải pháp quản lý hàng đợi, màn hình hiển thị và thiết bị gọi số tại quầy. Mô hình Kiosk lấy số hành chính công nhờ đó có thể hỗ trợ đơn vị tổ chức luồng phục vụ rõ ràng hơn, hạn chế tình trạng người dân phải tập trung hỏi thứ tự hoặc chưa biết cần liên hệ khu vực nào.

Với cơ quan vận hành, dữ liệu phát sinh từ Kiosk chuyển đổi số còn có thể trở thành cơ sở để theo dõi lưu lượng phục vụ, thời gian chờ hoặc nhu cầu theo từng nhóm thủ tục nếu hệ thống được tích hợp đầy đủ. Đây là điểm khác biệt quan trọng giữa số hóa từng thiết bị riêng lẻ và xây dựng một hệ sinh thái phục vụ có khả năng kết nối dữ liệu.

Kiosk chuyển đổi số góp phần thúc đẩy mục tiêu của Đề án 06

Đề án 06 thúc đẩy khai thác dữ liệu dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia. Trong hệ sinh thái đó, Kiosk chuyển đổi số có thể đóng vai trò là một thiết bị đầu cuối hỗ trợ người dân tiếp cận các quy trình số tại cơ quan, tùy thuộc phạm vi tích hợp và yêu cầu nghiệp vụ của từng đơn vị.

Các hệ thống Kiosk dịch vụ công hiện nay có thể được thiết kế theo hướng mở để tích hợp những thiết bị ngoại vi như đầu đọc căn cước, camera, máy quét tài liệu, máy in hoặc các phương thức xác thực phù hợp. Điều này tạo điều kiện để Kiosk lấy số thứ tự phát triển từ một điểm lấy số đơn thuần thành một điểm hỗ trợ nhiều tác vụ số.

Tuy nhiên, Kiosk chuyển đổi số không thay thế hoàn toàn cán bộ và cũng không tự động giải quyết mọi bài toán cải cách hành chính. Hiệu quả của máy lấy số tự động hay kiosk phụ thuộc vào cách thiết kế quy trình, mức độ tích hợp phần mềm, dữ liệu, hạ tầng mạng cũng như hoạt động hướng dẫn người sử dụng. Đây cũng là yếu tố cần được tính toán ngay từ giai đoạn khảo sát để tránh đầu tư thiết bị nhưng khai thác chưa hết công năng.

Kiosk dịch vụ công GoodM! được thiết kế theo nhu cầu từng đơn vị

Mỗi địa phương có đặc điểm dân cư, lượng giao dịch, cơ sở vật chất và quy trình nghiệp vụ khác nhau. Vì vậy, thay vì áp dụng một cấu hình cố định, Kiosk chuyển đổi số của GoodM! có thể được thiết kế và tích hợp theo nhu cầu triển khai thực tế. Từ Kiosk dịch vụ công, Kiosk lấy số hành chính công đến hệ thống tra cứu hoặc đánh giá mức độ hài lòng, các chức năng có thể được tổ chức thành một giải pháp đồng bộ.

Điểm mạnh của phương án này nằm ở khả năng kết hợp phần cứng, phần mềm và thiết bị ngoại vi trên cùng hệ thống. Kiosk chuyển đổi số có thể kết nối với phần mềm quản lý hàng đợi để hình thành quy trình từ máy lấy số tự động, gọi số, hiển thị lượt phục vụ đến đánh giá sau giao dịch. Đơn vị cũng có thể mở rộng chức năng theo từng giai đoạn thay vì phải thay thế toàn bộ thiết bị khi nhu cầu thay đổi.

Ở chiều ngược lại, hệ thống tích hợp càng nhiều chức năng thì quá trình khảo sát, cấu hình và kết nối với hạ tầng hiện hữu càng cần được thực hiện kỹ. Đặc biệt, Kiosk dịch vụ công muốn vận hành ổn định cần có sự phối hợp giữa đơn vị triển khai và cơ quan sử dụng về quy trình nghiệp vụ, kết nối hệ thống và phương án hỗ trợ kỹ thuật.

Kiosk chuyển đổi số – từ một thiết bị thành một điểm chạm số tại cơ sở

Giá trị đáng chú ý của Kiosk chuyển đổi số không nằm ở việc bổ sung thêm một màn hình cảm ứng trong khu vực tiếp dân. Giá trị thực sự xuất hiện khi thiết bị trở thành một mắt xích của quy trình: người dân đến cơ quan, lựa chọn nhu cầu trên Kiosk lấy số thứ tự, tiếp cận thông tin cần thiết, chờ đến lượt và được điều phối đến đúng vị trí phục vụ.

Đối với người dân, mô hình Kiosk dịch vụ công hướng tới trải nghiệm chủ động và dễ tiếp cận hơn. Đối với cán bộ, hệ thống có thể giảm một phần những thao tác hướng dẫn lặp lại và hỗ trợ tổ chức lượt phục vụ. Đối với đơn vị quản lý, dữ liệu từ Kiosk lấy số hành chính công và hệ thống điều phối có thể hỗ trợ đánh giá hoạt động để tiếp tục tối ưu quy trình.

Đây cũng là hướng tiếp cận phù hợp với chuyển đổi số bền vững: không chạy theo số lượng thiết bị, mà tập trung vào việc công nghệ giải quyết được vấn đề gì và tạo ra giá trị như thế nào cho người sử dụng.

Kết luận: Kiosk chuyển đổi số góp phần đưa dịch vụ số đến gần người dân

Trong quá trình triển khai chuyển đổi số quốc gia và vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, cấp cơ sở chính là nơi người dân cảm nhận rõ nhất hiệu quả của cải cách hành chính. Việc triển khai Kiosk chuyển đổi số tại xã Mường Xén, Nghệ An cho thấy một hướng tiếp cận trực quan: đưa công nghệ đến ngay nơi người dân thực hiện giao dịch và tạo điều kiện để họ từng bước chủ động hơn với các tiện ích số.

Từ Kiosk dịch vụ công, Kiosk lấy số thứ tự, Kiosk lấy số hành chính công đến máy lấy số tự động và hệ thống quản lý hàng đợi, giải pháp có ưu thế ở khả năng tùy chỉnh, tích hợp và mở rộng theo nhu cầu. Điểm cần lưu ý là hiệu quả cuối cùng vẫn phụ thuộc vào hạ tầng, quy trình nghiệp vụ, khả năng kết nối với các hệ thống hiện hữu và mức độ thuận tiện của giao diện đối với người dân.

GoodM! định hướng triển khai kiosk theo bài toán thực tế của từng đơn vị thay vì chỉ cung cấp một thiết bị độc lập. Từ khảo sát nhu cầu, thiết kế cấu hình, tích hợp phần mềm – phần cứng đến triển khai và hỗ trợ vận hành, mục tiêu là hình thành giải pháp công nghệ số hóa có thể sử dụng lâu dài và tiếp tục mở rộng khi nhu cầu thay đổi.

Chuyển đổi số không dừng lại ở việc đưa thủ tục lên môi trường số – điều quan trọng là giúp người dân thực sự sử dụng được dịch vụ số. Nếu đơn vị đang xây dựng Bộ phận Một cửa, nâng cấp hệ thống lấy số hoặc triển khai Kiosk dịch vụ công phục vụ mô hình chính quyền 2 cấp, hãy liên hệ GoodM! để xây dựng giải pháp Kiosk chuyển đổi số phù hợp với quy trình thực tế.

Hình ảnh triển khai